Las cuentas por cobrar son importes que representan derechos de la empresa exigibles a terceros. Surgen por venta de mercadería o prestación de servicios a crédito. Forman parte del activo de la empresa.

Usualmente, cuando una empresa entrega una mercadería a crédito, genera una factura que entrega al cliente, que debe cancelarla en un período de tiempo especificado. En empresas de servicios como telefonía, gas natural, electricidad, la empresa otorga un servicio por un período de tiempo, al finalizar el mismo se genera una factura que indica el consumo y la fecha de vencimiento de la misma. En ciertos casos, también se indica el interés que se cobrará en caso de no abonar la factura luego de la fecha de vencimiento. Cada sector económico suele tener prácticas estandarizadas con respecto a los plazos y formas de entrega. Las empresas pueden realizar acuerdos personalizados con grandes clientes.

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En ciertas empresas, como las empresas dedicadas a los préstamos personales, las cuentas por cobrar representan una gran parte de sus activos y su evolución es fundamental para la salud de la empresa.

¿Porqué existen las cuentas por cobrar?

Puede haber varios motivos diferentes de acuerdo a rubro que se analice.

Cuando se trata de muchas transacciones frecuentes con el mismo cliente, se pueden preferir diferir las mismas para poder agruparlas y de este modo disminuir los costos de transacción agrupando muchos pagos menores en un sólo pago, por ejemplo, a fin de mes.

Las empresas pueden utilizar las ventas a crédito como una forma de ganar clientes y promover las ventas. En algunos casos, empresas se aprovechan de sus clientes cobrando tasas de interés muy superiores a las del mercado y generando de este modo, ingresos financieros adicionales a la actividad principal de la empresa. Por ejemplo, si una empresa ofrece un descuento del 15% pagando de contado efectivo en relación al precio pagando dentro de 30 días, la tasa de interés efectiva, para el pago a 30 días, es 435% anual, algo que muchos clientes no tienen en cuenta por falta de educación financiera, porque no la tienen en cuenta el costo financiero o porque en el momento de tomar la desición no realizan el cálculo.

Cuentas por Cobrar Impagas

Puede suceder que no todas las cuentas por cobrar sean efectivamente cobradas, porque algunos clientes no saldarán sus deudas en los plazos acordados. Es por esto que las empresas estiman un monto o porcentaje de deudas que no se podrán cobrar en el corto plazo, de acuerdo al historial de cuentas impagas o también porque están obligadas por las normas contables de su país. Este monto forma parte de la cuenta "previsión para incobrables".

En algunos casos, la empresa puede iniciar acciones como intentar renegociar la deuda directamente con el cliente, contratar a empresas de cobranza o encargar el cobro a un estudio jurídico especializado, que intentará cobrar la deuda o iniciará acciones legales.

Administración de las cuentas por cobrar

Cuando las cuentas por cobrar representan un monto importante, las empresas deben realizar un seguimiento de las mismas. Existen ciertos ratios que permiten visualizar rápidamente la situación de las cuentas por cobrar.

Muchas empresas deben realizan un análisis del ratio:

Cuentas por cobrar / capital de trabajo

Un aumento de este ratio por encima de ciertos límites puede significar que se ha incrementado el riesgo de que la empresa deba recurrir a financiamiento externo para poder seguir operando, lo cual puede significar incurrir en un gran costo financiero, especialmente en tiempos de crisis económica, en los que suelen aumentar al mismo tiempo la morosidad y el costo de obtener financiamiento.

Otros ratios a analizar son:

Cuentas por cobrar / Ventas

Cuentas por cobrar / Ventas a crédito en los últimos X meses

Además de los ratios mencionados, una administración de las cuentas por cobrar debe tener en cuenta cuestiones cualitativas:

- Perfil del cliente: conducta histórica , capacidad de pago, nivel de ingresos, activos, garantías, etc.

- Situación del sector: condiciones que ofrecen los competidores, morosidad del sector, etc.

- Situación de la economía en general: en situaciones de crisis económica suele aumentar la cantidad de clientes morosos. Evolución de la tasa de interés. etc.

- Cuestiones legales: recursos legales de la empresa, legislación al respecto, etc.