Importancia del Flujo de Caja en las PYMES

Autor: Dr. L.E. Jesùs Manrique R.

Aún, cuando un negocio sea rentable, puede tener problemas graves è incluso fatales, si es que crece más allá de sus capacidades.

Las buenas oportunidades de negocios, pueden dañarse irreparablemente, con una mala administración de los activos y pasivos de corto plazo de las empresas. Es por ello que todo empresario serio debe tener un control minucioso de su flujo de caja.

Por que el objetivo clave de la administración del capital del trabajo, es evitar quedarse sin efectivo, comprender como se maneja bien el dinero, requiere un conocimiento del Ciclo del capital de trabajo. Lo cuál deben tenerlo bien en claro desde el primer día de funcionamiento de la empresa.

A veces no le dan demasiada importancia a la administración del efectivo, por que se cree tener otros asuntos más importantes en mente. Lo cuál es un error muy serio.

Otras veces creer que cuanto más dinero parezca estar entrando que saliendo del negocio, ésta, esta obteniendo rentabilidad y por lo tanto no le dan mucha importancia a la administración de la caja. Esta actitud irresponsable lo hace vulnerable a toda clase de peligros en su flujo de dinero.

Es imperativo que las pequeñas PYMES manejen su efectivo con tanto cuidado, como manejan los ingresos, gastos y las utilidades. De lo contrario se pueden encontrar en situación de insolvencia, aunque muestren buenas utilidades en los libros contables. Muchos negocios fracasan por falta de efectivo, que por falta de utilidades.

La Trampa del Crecimiento

Cuando una empresa, tiene un rápido crecimiento en su volumen de ventas, su contabilidad va a reflejar también simultáneamente mayores utilidades. Sin embargo este proceso positivo, puede ser peligroso para el manejo del efectivo. Por que el crecimiento rápido tiende a absorber el efectivo existente, con mayor rapidez, de lo que se puede generar como utilidades adicionales.

Esto sucede así:

El stock de mercaderías debe aumentarse, con el incremento del volumen de las ventas. Lo cuál implica que se debe gastar más dinero, para ello o para materias primas y otros insumos. También debe ampliarse las cuentas por cobrar, por la misma razón(ventas).

En esta situación, es evidente que un negocio en crecimiento y rentable, puede encontrarse muy pronto en aprietos financieros en crecimiento y con utilidades a cobrar, pero en quiebra con los bancos.

Este problema del crecimiento, es más agudo en las pequeñas PYMES, quienes tienen más dificultades para obtener fondos. Es por eso que se debe manejar el flujo de caja con mucho cuidado.

Por todas éstas razones, todas las empresas, incluidas las pequeñas, deben tener un presupuesto de efectivo, para administrar los flujos de caja, el cuál se ocupa específicamente del dinero recibido y pagado; muy diferente a los Estados Contables.

Con este presupuesto, un empresario puede predecir y planear los flujos de efectivo de su negocio; evitando problemas de dinero cuanto éste escasea, o para anticipar oportunidades de inversión de corto plazo, si se dispone de un excedente del mismo.

El factor más importante, especialmente en una PYMES pequeña, en el buen manejo del efectivo, es la habilidad de cobrar con rapidez las cuentas por ventas.

Los empresarios deben comprender, que cuanto más largo es el periodo de cobro por ventas (ya sin la ventaja del financiamiento del proveedor), mayores serán los problemas de flujo de caja de la empresa. En este caso los empresarios deben encontrar la manera de financiar las mercaderías vendidas a crédito, aunque éstas sean en volúmenes elevados.

Una empresa debe tratar de obtener pagos más rápidos de sus clientes, de preferencia con anticipación y negociar fechas de pagos más largos con los proveedores.

Proyección de Flujo de Caja

Con el presupuesto de efectivo, se hace una proyección precisa del flujo de caja. Este análisis muestra los importes de dinero que su empresa espera recibir y pagar mes a mes durante un periodo que puede ser de un año.

Este pronóstico toma en cuenta la demora que ocurre entre la emisión de la factura al cliente y la acreditación de pagos, entre originar un gasto y pagarlo y la retención de impuestos. Si esta bien hecha la proyección, permite anticipar las posiciones de flujo de caja proyectadas en el tiempo. Nos ayudan a prever, cuando nos quedamos sin dinero con tiempo para actuar, protegiéndonos así de una eventual crisis.

Además de esto nos permite, detectar tendencias en las ventas, también revelan si los clientes, están tardando demasiado en pagar, nos permiten planificar la compra de activos importantes.

De otro lado, nos sirve para gestionar préstamos bancarios, ya que éstas Instituciones exigen la presentación del flujo de caja mes a mes en forma anual.

Clasificación de Prioridades de Flujo de Caja

La escasez de flujo de caja, afecta a todas las empresas. Cuando sucede esto, se pueden enfrentar, mediante el acceso de una línea de crédito o mediante el uso de reservas destinadas a ocasiones como ésta.

Pero si no se planifica de antemano, y no se tiene acceso a ninguna de las 2 formas mencionadas. Entonces se pueden clasificar prioridades para obtener efectivo y enfrentar la situación de emergencia. Estas pueden ser:

• Recurrir a los agentes financieros, éstos compran al instante los documentos a cobrar de las empresas, en efectivo. Por lo general en 24 horas, por el cuál cobran alrededor del 15% del documento. Pero se obtiene dinero fresco de un día para otro.
• Fijarse en las cuentas por cobrar pendientes de pago. En este caso recurrir a los clientes confiables, que siempre han cumplido con el pago en tiempo y forma. Consultarles si estarían dispuestos a pagar todas o algunas en forma anticipada, previo descuento por el pago. De otro lado a los clientes con deudas muy antiguas y vencidas, ofrecerles perdonarles del 15 al 25% de su saldo pendiente, si cancelan su deuda en el plazo de una semana por ejemplo. Esto podría generar efectivo, que no se obtendría de otro modo.
• Acudir a los proveedores habituales de larga data (pero que no sean parte de la competencia), informarles que su difícil situación es pasajera, y como la empresa es un cliente estable y serio para sus productos y servicios; los proveedores tienen el incentivo para ayudar.
• Recurrir a la venta de una parte de sus activos de bienes de uso, para luego arrendarlos a los mismos compradores de ellos. Para seguir funcionando. Si se utiliza esta opción, se debe manejar con mucha precaución; debido a que los equipos vendidos son de propiedad de la empresa arrendadora, y éstos no dudaran en apropiarse de ellos, si no se cumple con el pago en tiempo y forma convenido.
• Un manejo adecuado de las tarjetas de crédito, pueden ayudar a atravesar una crisis de flujo de caja, pero ser precavido, son pocos los empresarios que han logrado mejorar si situación económica de sus empresas con esta modalidad. Por que las deudas con tarjeta de créditos, acarrean tasas de interés mucho más elevadas que los préstamos bancarios u otras líneas de crédito. Considerar esta opción, como un préstamo de corto plazo y saldarla en pocas semanas o afectarán el flujo de caja a futuro.
• Si no paga a sus empleados, es probable que busquen otro empleo en forma inmediata. Los proveedores, pueden quizás perdonar el atraso de uno o dos pagos, es preciso llamarlos con tiempo y pedirles un periodo de gracia o acordar pagos parciales del saldo vencido. Analizar cuidadosamente las cuentas a pagar y ver cuáles pueden esperar. Saldar primero a los acreedores que son fundamentales, para la continuidad de la empresa.

Formas de Aumentar el Flujo de Caja

De otro lado, todos los empresarios saben, que para mantener un flujo de caja equilibrado, hace falta estar involucrado en casi todos los aspectos del negocio. Desde supervisar las cuentas por cobrar, prorrogar líneas de crédito, hasta administrar el stock de mercaderías.

Controlar el flujo del dinero en una empresa, dentro y fuera de ella, hace a una administración de calidad. Por que si no hay ésta administración, una estrategia mal llevada, puede llevar al éxito, pero asumiendo demasiados riesgos.
Un aumento del flujo de caja, reduce el monto del capital fijo, que se requiere para mantener el equilibrio de las PYMES.

En este aspecto, hay muchas maneras de aumentar el flujo de caja. Entre ellas están:

• Preparar un programa de facturación con un software de contabilidad, para clasificar de forma automática las cuentas por cobrar, según su antigüedad. Este tipo de sistema de seguimiento, nos permite tambièn emprender acciones inmediatas ante el vencimiento de las cuentas por cobrar.
• Hacer el uso del plazo máximo que le conceden sus proveedores para pagar sus facturas. Estos plazos equivalen a una línea de crédito sin intereses que otorgan los proveedores.
• Si sus proveedores le ofrecen un buen descuento por pago adelantado (generalmente dentro de las 2 semanas de facturación), no deje pasar la oportunidad. Si por ejemplo el descuento es del 2% sobre una factura a 30 días; equivale a una ganancia de un 24% al año. Si no le ofrecen ningún tipo de incentivo, solicitelo, quizás estén dispuestos a otorgarle a cambio del pago más rápido de sus facturas.
• Muchas PYMES pequeñas se rehúsan a aumentar sus precios por temor a perder clientes. Pero éstos esperan que sus proveedores introduzcan pequeñas alzas periódicas en los precios. Antes de aumentarlos asegurese de verificar los precios de la competencia con cierta regularidad. Si ellos cobran precios más altos. Ud. Debe hacer lo mismo.
• Se puede ahorrar dinero, si opera con varios proveedores; por ejemplo adquirir insumos varios de un producto básico, de otros proveedores, si ve que comprar todo de uno solo, le resulta más caro.
• Agruparse entre muchas empresas similares o afines, para comprar mercaderías y otros insumos esenciales para su empresa, al por mayor. Para distribuirla de acuerdo a la cantidad comprada por cada uno.
• Supervisar de cerca, los servicios que se paga, cuyo precio es importante. Revise ésas cuentas en forma periódica y compare con otros proveedores, para asegurarse de pagar la mejor tarifa disponible en el mercado.
• Mantener un stock de mercadería excesivamente grande, puede implicar un enorme capital ocioso. Se debe ajustar periódicamente la rotación de los bienes de cambio para asegurarse de cumplir con las normas del sector, y evitar que existan productos vencidos o antiguos. Evite comprar mas de lo necesario, pese a la seducción de los proveedores con grandes descuentos, ya que esto podría inmovilizar su capital, siempre necesario.
• estudiar la posibilidad de arrendar, por ejemplo bienes de uso, para expandir su negocio. Evitando con ello inmovilizar su capital o líneas de crédito obtenidos, para destinarlos con mayor provecho a las actividades diarias de la empresa. Pero tener en cuenta, que por lo general arrendar tiene un costo mas alto que la compra, sin embargo éstos costos, con frecuencia se ven justificados por beneficios en el flujo de caja.

Autor: Dr. L.E. Jesùs Manrique R.