Elementos que la identifican y diferencian

Concepto: Harold Koontz y Heinz Weihrich, en el libro antes mencionado, definen a la organización siguiendo a dos autores norteamericanos:

- Chester Barnard, que en su libro The Functions of The Executive (Las funciones del ejecutivo), considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a los resultados conjuntos. Las personas que juegan ajedrez durante la hora de la comida pueden ayudar al logro de las metas organizacionales. Es mucho más fácil pedir ayuda en un problema relacionado con el trabajo a una persona que uno ya conoce y que incluso puede estar en un departamento diferente que a alguien que sólo se lo conoce de nombre en un organigrama.

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- Keinth Davis de la Arizona State University y John Newstrom, en su libro Human Behavior at Work, definen a la organización informal como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, sino que surgen espontáneamente a medida que la gente se asocia entre sí. Así la organización informal (relaciones que no aparecen en un organigrama) podría incluir al grupo de taller de máquinas, la gente del cuarto piso, etc.

Por último, me gustaría incluir el concepto de Idalberto Chiavenato que en el libro anteriormente mencionado dice que la organización informal es la que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad (o antagonismo) o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro documento formal. De esta manera, la organización informal está constituida por interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. La organización surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de cargos.

Características: de los tres conceptos de organización informal podemos destacar las siguientes características importantes:

a) surge a partir de las interacciones de la organización formal;

b) surge de manera espontanea (no planeada);

c) son independiente de la voluntad de los que dirigen la organización (son inevitables);

d) pueden llegar a contribuir a los objetivos de la organización así como también en ciertas ocasiones pueden dificultar la consecución de los mismos y;

e) en general se dan entre las personas que tienen afinidad o comparten valores en común.

Estos patrones de relaciones encontradas no aparecen en los organigramas: amistades y antagonismos, individuos que se identifican con otros, grupos que se rechazan y una gran variedad de relaciones en el trabajo o fuera de él, los cuáles constituyen la llamada organización informal; que se desarrolla como ya se dijo a partir de la interacción impuesta y determinada por la organización formal.

Tal es el caso de Micaela que trabaja en el área comercial, Walter que trabaja en el área de RRHH, Victoria que trabaja área de producción y Enrique que trabaja en el área financiera. A pesar que ambos trabajan en distintas áreas se proponen reunirse el fin de semana en la casa de Walter para desarrollar un nuevo proyecto de producto y proponérselo a la gerencia. Lo hacen a pesar que nadie les encomendó la tarea, y a pesar que no perciben remuneración por ello, siemplemente lo hacen porque comparten valores en común, y tanto uno como otro quieren el progreso de la empresa. También podría darse el caso de operarios que trabajan en el departamento de fabricación de telas sintéticas y se reúnen el fin de semana para comer un asado. Durante el asado se ponen a discutir cualquier sería la técnica más adecuada, eficiente y eficaz para elaborar telas. Luego de ponerse de acuerdo, deciden comentarlo con el capataz.

Como puede concluirse, todos estos son grupos informales que contribuyen con las metas de la organización, por más que no aparezcan en los organigramas.

Elementos: me gustaría resaltar los cuatros elementos que hace que la organización formal se convierta en un grupo desde el punto de vista sociológico, al igual que lo hicimos con la organización formal, dado que esto nos permitirá dejar al descubierto otras diferencias que como grupo sociológico tiene las organizaciones informales respecto de las formales:

1) Número: demás esta decir que aquí el número mínimo de integrantes siempre parte de dos y el número máximo no se puede definir a priori, aunque va a estar determinado por la posibilidad de interactuar significativamente. Si a un grupo se le va sumando sucesivamente numerosas personas, ese grupo va a terminar dividiéndose seguramente en subgrupos, dado que la interacción entre todos los integrantes se va a hacer más que imposible, van a ser tantos que ya no van a poder interactuar todos con todos, entonces en busca de una mejor calidad de interacción o comunicación se dividirán. Algo muy similar sucede con la universidad, por un lado tenemos el grupo formal que esta dado por todos los alumnos que cumplen con los requisitos para estar en el cuarto año de la carrera (pagar las cuotas, estar matriculado, haber aprobado un mínimo de materias, etc.); por otro lado tenemos los grupos informales que surgen a partir de la interacción que se da en el grupo formal: por ejemplo, Sebastián, Valeria y Ariel se reúnen durante la pausa para charlar de sus cuestiones personales. Puede suceder que Riv se incorpore al grupo, luego se incorpore Carlos, y así sucesivamente. Va a llegar un punto en el cual la interacción significativa no va a hacer posible, dado que van a ser tantos que los integrantes originarios (Sebastián, Valeria y Ariel) ya no van a poder interactuar significativamente en el corto lapso de la pausa, que hacen las cátedras, para seguir contándose sus cuestiones personales, por lo cual, seguramente decidan irse a un lugar tranquilo donde no haya tanta gente y el grupo quede desagregado en grupos más pequeños en donde la calidad de la comunicación va a ser mejor y la interacción más intensa.

Un aspecto que me gustaría destacar respecto de las diferencias entre la organización formal y la informal, es que en la primera en número necesario de empleados para el departamento de mantenimiento, por ejemplo, lo determina de manera científica (análisis de las necesidades) el departamento de planificación y control de la producción. En cambio, en la segunda el número máximo de integrantes no se determina a priori, depende de esa posibilidad de interacción significativa.

2) Interacción significativa: la interacción que se da en este grupo es espontanea y voluntaria, de ningún modo impuesta por la organización. Podría decirse que son relaciones voluntarias en el sentido de que la organización no las exige en virtud de la necesidad de comunicación para alcanzar los fines organizacionales. Las relaciones que se dan en la organización formal podrían tildarse de coercitivas, en el sentido de que si el manual de la organización dice que el jefe del almacén y el gerente del departamento de compras deben reunirse periódicamente a fin de evitar compras en exceso que inmovilizan capital, o compras deficiente que aumentan el riesgo de ruptura en el aprovisionamiento con el consecuente paro de la producción, por más que entre ambos no haya afinidad o les resulte molesto lo deberán hacer dado que caso contrario seguramente terminen, al menos uno de ellos, siendo excluido. Si se inmovilizan capitales comprando insumos innecesarios podría generarse grandes dificultades para adquirir los otros elementos de la producción y por ende, a la empresa no le podría quedar otra salida que el endeudamiento, produciéndose mayores costos para la organización no sólo en términos de intereses, sino también en términos de costos por mantenimiento de existencias. Por otra parte, si no se compran la cantidad adecuada de insumos puede suceder que la empresa se quede sin materia prima y se pare la producción, con el consecuente desabastecimiento del mercado, los que produciría pérdida de los clientes y participación en el mercado. Por todo lo dicho, en la organización las interacciones son coactivas e impuestas, en cambio en la organización informal son voluntarias o naturales.

3) Marco de normas y valores: lo más característicos de estos grupos es que a pesar de que se forman de manera espontánea, siempre hay normas a seguir. Por más que no estén escritas y a pesar de que muchas de ellas son inconscientes en el sentido de que ninguno de ellos aclara a los otros integrantes cuáles son las normas a seguir, es decir, no son explícitas sino más bien implícitas, esas normas están y hay que respetarlas para mantenerse como integrante del grupo. Por ejemplo: Diego, Ana, Axel y Sol se reúnen todos los días antes de ingresar al trabajo para conversar en la cafetería de la esquina. Si Diego insiste en cambiar el horario de reunión para después del trabajo mientras Ana, Axel y Sol prefieren reunirse a la mañana, y Diego decide ir a la cafetería todos los días luego del trabajo, lo que va a suceder es que Diego va a terminar convirtiéndose en un no miembro del grupo.

Luego están los valores que comparte el grupo, en este caso tenemos que si el grupo anteriormente mencionado se reúne para conversar del funcionamiento del área productiva, dado que los cuatro son jefes de departamentos de producción de servicios y productivos, vamos a tener que si Ana no le otorga mucha importancia a esos temas (mientras el resto si lo hace) sino que prefiere más bien hablar de temas extralaborales, lo que puede suceder es que quede excluida del grupo porque esta subvalorando el objetivo. Por otro parte podríamos tener un caso de sobrevaloración, por ejemplo si Axel no sólo insiste en hablar de temas productivos con un mayor grado de análisis sino que además lleva cuadros de análisis de variables económicas y libros de temas productivos(¡a las ocho de la mañana antes de ingresar al trabajo!)cuando en realidad el resto del grupo sólo pretendía reunirse de manera informal para hablar del tema sólo en líneas muy generales y pasar un buen rato; lo más seguro es que si Axel a pesar de sus buenas intenciones no se adecua a la valoración que hace el grupo del objetivo que persiguen, seguramente también quede excluido como Ana en el caso anterior, pero en este caso por sobrevalorar el objetivo (tiene una distinta escala de valores) Aunque cabe destacar que para ser parte integrante de un grupo no es necesario que todos le otorguen el mismo valor a los fines o que tengan exactamente la misma escala de valores sino que puede haber ciertas diferencias, siempre y cuando no sean significativas, ya que siempre existe cierto margen de tolerancia. Sol puede otorgar un poquito más de importancia a las reuniones en relación a Diego, pero esto no genera grandes inconvenientes, en tanto y cuando esa diferencias estén comprendidas dentro del marco considerado tolerable, y hasta podría decirse razonable, ya que no existe en el mundo dos personas exactamente iguales.

4) Objetivos: el tipo de objetivos es una de las principales diferencias que distingue la organización informal, de la formal. En la primera nos encontramos que casi nunca el objetivo está claramente definido, es más, en general se caracterizan por ser imprecisos e indeterminados. Inclusive en muchos de los grupos ni siquiera los propios integrantes saben cuál es su objetivo u obvios. Por ejemplo, algunos de los integrantes del departamento de ingeniería de fabricación se reúnen para jugar a la pelota todos los sábados a la mañana. Aquí, seguramente, ninguno piense en que deben reunirse sí o sí para alcanzar el objetivo de pasar un buen momento. Además, lo más probable es que ninguno de ellos se le ocurra reunirse en el vestuario luego del partido para evaluar si alcanzaron el objetivo o para establecer nuevos objetivos, dado que inconscientemente saben que se reúnen para alcanzar un fín por más que no se detengan a definirlo o evaluarlo. También puede suceder que independientemente de los objetivos grupales, existan los individuales. Por ejemplo, uno de ellos puede ir a jugar a la pelota tan sólo para hacerse amigo del jefe y obtener así ciertos beneficios, por ejemplo.

En cambio, en la organización formal los objetivos son precisos y concretos (tienen un atributo, una escala, un valor y un horizonte de tiempo), y lo más característico de los objetivos de estos grupos es que por lo general los objetivos principales vienen dados de arriba, ya sea la gerencia o de la dirección. Aunque aquí también tenemos objetivos grupales e individuales (como ya se dijo en cada departamento de una organización por lo general se definen objetivos tácticos que vienen dados de la dirección y luego objetivos individuales que los establece por lo general el jefe del departamento, muchas veces con consenso de los empleados o subordinados que deben alcanzar esos objetivos). Pero estos objetivos se diferencian de los que se plantean en la organización informal, ya que estos siempre deben ser concretos dado que los objetivos que no son verificables para la organización carecen de sentido, y además todos los integrantes saben o tienen información acerca de cuáles son los objetivos a alcanzar, tanto individuales como grupales. Las empresas ponen a conocimiento de los subordinados de los objetivos porque pretenden que los mismos orienten sus conductas al alcance de los mismos y además, porque se piensa que es mayor la motivación y la avocación al trabajo cuando los subordinados sienten que con su trabajo aportan no sólo al logró de los objetivos individuales (que en principio beneficiaría al individuo que logró la consecución de los mismos dado que mejor será su evaluación de desempeño y por ende mayor su recompensa) sino también a los grupales (que benefician a todos, dado que si a la empresa le va bien es mayor la probabilidad de que sus empleados reciban mayores compensaciones y no sólo dinerarias sino también de otro tipo, por ejemplo, se compra un aire acondicionado para el departamento contable o se adquiere ropa de trabajo de mayor calidad y comodidad).

Orígenes de la organización informal

Exiten cuatro factores que condicionan la aparición de los denominados grupos informales:

a) La interacción provocada por la propia organización formal: el cargo que cada persona ocupa en la empresa exige un serie de contactos y de relaciones formales con otras personas, con el fin de cumplir debidamente sus responsabilidades. Estas relaciones se pueden prolongar más allá de los momentos de trabajo, y propicia la formación de contactos informales.

b) Los períodos de descanso denominados tiempos libres: permiten una intensa interacción entre las personas y hacen posible el establecimiento y fortalecimiento de vínculos sociales entre el personal. Los períodos de descanso o tiempo libre son los intervalos en los cuales el individuo no trabaja, pero durante los cuales permanece en contacto con otras personas en los alrededores de su área de trabajo.

c) La fluctuación del personal dentro de la empresa: alteran la composición de los grupos informales. La rotación, el movimiento horizontal y vertical del personal, las tranferencias, etc., también producen camibos en la estructura informal, pues las interacciones cambian y con ellas los vínculos humanos. Los nuevos elementos son inducidos por los más antiguos, con el propósito de adaptarlos y someterlos alos estándares establecidos por el grupo.

d) Los intereses comunes: que se desarrollan en cierto número de personas y que, a través de ellas, pasan a ser compartidos más íntimamente. Como las personas pasan juntas en los sitios de trabajo la mayor parte de su tiempo, es muy frecuente que tengan inntereses comunes en cuanto a asuntos de política, deportes, acontencimientos públicos, actividades, etc.

Características de la organización informal

Según Idalberto Chiavenato, las características son:

a) Relación de cohesión o antagonismo: los individuos aunque estén situados en diferentes niveles y sectores de la empresa, crean relaciones personales de simpatía (de identificación) o de antagonismo (de antipatía), cuya dirección e intensidad en variable en extremo.

b) Estatus: los individuos interactúan en grupos informales, dentro de los cuales cada uno, independientemente de su posición en la organización formal, adquiere una cierta posicón social o estatus, en función de su papel en cada grupo. La posición social y el prestigio de cada miembro están determinados, más por su participación e integración en la vida de grupo que por su posición y pretigio dentro de la organización formal.

c) Colaboración espontánea: la organización informal existe en toda empresa y es un prerequisito necesario para la colaboración efectiva del personal, pues en el nivel informal existe un alto grago índice de colaboración espontánea que puede y debe ser aplicado a favor de la empresa.

d) La posibilidad de oposición a la organización formal: cuando no es bien entendida o se maneja inadecuadamente, la organización informal puede desarrollarse en oposicón a la organización formal, y en desacuerdo con los objetivos de la empresa. Generalmente, esto es una resultante de la poca habilidad de la dirección para propiciar un clima de buenas relaciones con el personal.

e) Patrones de relaciones y actitudes: en cualquier empresa existen grupos informales que desarrollan, espontáneamente, patrones de relaciones y actitudes que son aceptados y asimilados por sus miembros, pues traducen los intereses y aspiraciones del grupo.

f) Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales: el cambio de nivel funcional de un individuo en la organización formal puede llevarlo a ingresar a otros grupos informales, de acuerdo con las relaciones funcionales que deberá mantener con otros individuos, en otros niveles y sectores de la empresa. Los grupos informales, por lo tanto, tienden a alterarse con las modificaciones de la organización formal.

g) La organización informal transciende la organización formal: la organización informal está constituida por interracciones y relaciones espontáneas, cuya duración y naturaleza transcienden las interacciones y relaciones formales. Mientras que la organización formal está circunscripta al área física y al horario de trabajo de la empresa, la organización informal escapa a esas limitaciones.

h) Estándares de desempeño en los grupos informales: los estándares de desempeño y de trabajo establecidos por el grupo informal no siempre corresponden a los establecidos por la administración. Pueden ser mayores o menores, como también pueden estar en perfecta armonía o en completa oposición, dependiendo del grado de motivación del grupo en cuanto a los objetivos de la empresa. Si la dministración evalúa el desempeño del personal por los estándares que establece, cada individuo es evaluado por su grupo en función de los estándares grupales. En la organización informal, el individuo se preocupa por el reconocimiento y aprobación del grupo al cual pertenece. Su ajuste social refleja su integración a éste.

Autor:
Cdor. Público
Licenciado en administración de Empresas
Richard Leonardo Amaro Gómez